مدیریت اثربخش جلسات

مقدمه:

دردنیای امروز به دلیل پیچیدگی ساختارها و فعایتهای سازمانها  مدیران برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان  جلساتی را به منظور همفکری و تعامل باسایراعضاء جهت تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات برگزار می نمایند. این جلسات زمانی به بهبود و کارائی سازمان منجر خواهد شد که از مدیریت مناسب برخوردار باشد. درمقاله حاضر ابتدا تعریفی از جلسه سپس انواع و ارکان جلسه همراه با وظایف آنها ارائه خواهد شد. درضمن موانع و مشکلات جلسات و نیز اثربخشی جلسات را عنوان خواهیم نمود.

 

تعریف جلسه :

 

درفرهنگ معین جلسه را به معنی یک بار نشستن  درفرهنگ دهخدا جلسه اجتماع جمعی از مردم برای انجام امری با شنیدن نطق و داشتن یک رئیس تعریف شده است .

 

جلسه عبارتست از گردهمایی افراد مشخص که ازطریق بحث و گفتگو پیرامون یک موضوع یا موضوعات مختلف برای رسیدن به یک هدف یا اهداف گوناگون درزمان ومکان معین .

 

انواع جلسات:

 

1-    جلسه حل مساله : دراین جلسه آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد تا مشکل حل شود. مشکل میتواند شامل ابهام در مورد یک سری مقررات جدید  نداشتن نام برای محصول و ... باشد.( جلسه حل مسئله برخورد با مساله است والزاما" تصمیم گیری نیست )

 

2-    جلسه تصمیم گیری :
دراین جلسات هدف تصمیم گیری نهائی است . تعداد اعضاء گروه نباید کمتر از15 نفر باشد. و قبل از جلسه باید اطمینان حاصل شود که همه افراد از نحوه تصمیم گیری آگاه هستند و آن را قبول دارند.

 

3-    جلسه گزارش دهی واطلاع رسانی :
درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است . هدف از این جلسات حصول اطمینان از انجام کارها میباشد. ازطریق مبادله اطلاعات کارکنان می توانند مشکل سازمان خودرا حل و فصل نمایندو ازطرفی مدیر از تمام دانشها و تجربیات اعضاء به منظور پیشبرد اهداف سازمان  استفاده می نماید. مبادله اطلاعات ( از بالا به پائین) نسبت به مبادله اطلاعات افقی(میان مقامات همسطح) از اهمیت بیشتری برخوردار است .

 

4-    جلسه ارزیابی : درچنین جلساتی افراد زیادی اظهار نظرو پیشنهاد ارائه می کنند. این گونه جلسات باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشد.

 

ارکان جلسه :

 

ارکان جلسه عبارتند از رئیس  دبیر و عضو

 

رئیس جلسه:کسی است که تمایل افراد را درراه رسیدن به هدفهای جلسه جلب می نماید وی دستور نمی دهد بلکه تعادل بین هدفهای فردی و گروهی را برقرار می سازد و درخاتمه جلسه نظرات اعضاء را گردآوری  تلخیص و استنتاج می نماید.

 

وظایف رئیس جلسه:

 

-ایجاد محیط آرام جهت بحث و گفتگو

- هدایت جریان بحث و مذاکره بطور صحیح

- ایجاد فرصت جهت ارائه نظرات کلیه اعضاء

- حفظ بحث و مذاکره درحدود دستور جلسه

- ارائه خلاصه پیشرفت مذاکره

- ایجاد و حفظ نظم درجلسه

- استفاده از توانائیهای خاص افراد درجلسه

- جلوگیری از عوامل بازدارنده

- شروع و ختم به موقع جلسه

 

دبیر جلسه: کسی است که نسبت به تنظیم دستور جلسه واعلام آن به اعضاء اقدام نموده و درنگهداری سوابق و تمهیدات برگزاری جلسه تلاش نماید و حکم منبع اطلاعاتی را دارد که هروقت اعضاء سوالی داشته باشند پاسخ روشن بدهد.

 

وظایف دبیر جلسه:

 

- سوابق و مدارک لازم را درصورت نیاز جهت ارائه آماده داشته باشد

- قبل ازتشکیل جلسه از آماده بودن وسایل و لوازم مورد نیاز اطمینان حاصل نماید

- مطمئن باشدکه کلیه اعضاء جلسه آگاهی لازم را دررابطه با موضوع  زمان و مکان برگزاری جلسه را داشته باشد

- درتمام طول مدت جلسه ضمن یادداشت و یا ضبط مطالب ارائه شده از سوی اعضاء برای ارائه مدارک و سوابق امر آماده باشد.

- اطمینان حاصل کند که عینا" ارائه راه کار و راه حل یک مشکل را که توسط یک عضو جلسه ارائه شده یادداشت کرده باشد.

- رازدار و محرم جلسه است نباید مطالبی که دراختیار دارند را برله و یا علیه سایر اعضاء بطور مستقیم یا غیر مستقیم استفاده کند

- پس از تنظیم صورتجلسه نسبت به ارسال به کلیه اعضاء اقدام نماید

- مواردی که درجلسه بعد باید عنوان گردد نسبت به ثبت آن اقدام نماید

- اگر به افراد عضو درجلسه مسئولیتهایی محول شده پیگیری واقدام نماید

- خودرا برای جلسه بعد آماده نماید

اعضاء جلسه: مشارکت کننده فعال درجلسات میباشند.

 

وظایف اعضاء جلسه:

 

- به موقع درجلسه حاضر شوند

- به گفته حاضران خوب گوش کنند( هنر شنیدن)

- دربحث ها فعالانه شرکت کنند

- هوشمندانه سوال کنند

- واقع بیننانه به مسائل بنگرند

- پیشنهادهای عملی و سازنده ارائه دهند

- خارج از موضوع بحث صحبت نکنند

- از نظرات درست دیگران به زعم خود حمایت کنند

- تا مطالب  به طور کامل تحلیل نشده قضاوت نکنند

- در اداره صحیح و نظم جلسه کمک کنند

- مطالب مهم وکلیدی را یادداشت کنند

- با ارزیابی دقیق جلسه به رئیس بازخورد دهند

- تصمیماتی را که مورد توافق قرارگرفته است به مرحله اجرا درآورند

 

موانع و مشکلاتی که سبب بی حاصلی جلسه ها می شود:

 

- نداشتن برنامه کار

- غیبت افراد اصلی

- آماده نبودن شرکت کنندگان درجلسه

- رئیس جلسه سلطه جو

- انحصار طلبی های اعضاء درجلسه

- برخوردهای شخصی

- نداشتن تسهیلات و امکانات

- ایجاد وقفه به لحاظ عوامل برونی

- تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن

- هدر دادن هزینه ها بصورت نامرئی

- تبدیل جلسات به کانون قدرت و قدرت طلبی

 

توصیه هایی برای اثر بخشی جلسات:

- اهداف جلسه مشخص باشد

- تنظیم دستورجلسه

- محدودیت شرکت کنندگان درجلسه

- تمرکز محور بر موضوعات مورد بحث

- وقت شناس بودن

- تعیین زمان اتمام جلسه

- اجرا جلسه بدون وقفه

- انتخاب مکان مناسب جلسه

- جمع بندی و نتیجه گیری نهائی

- تعیین وقت جلسه بعدی

/ 0 نظر / 16 بازدید